SYARAT-SYARAT PEGAWAI ARSIP

              Syarat-syarat Pegawai Arsip (Arsiparis)

Secara umum, syarat-syarat pegawai arsip yang baik adalah sebagai berikut:

1.        Ketrampilan

            Merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh pegawai kearsipan, ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip. Demikian pula, seorang pegawai kkearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan pegawai arsip tersebut dapat menyajikan data tepat waktu.

2.        Ketelitian

            Dimaksudkan bahwa pegawai kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Pegawai arsip harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat.

3.        Kerapian

            Kerapian adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban, dan kerapian. Seorang pegawai arsip perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan dan ketertiban. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, dan tertib. Implikasi kerapian seorang pegawai arsip, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata secara teratur, dan tertib. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.

4.        Kecerdasan,

            Dalam hal ini cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuai dengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapat mengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat. Seorang pegawai yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, pegawai tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan terjadi.

• Syarat-syarat pegawai arsip menurut beberapa ahli

Menurut Littlefield dan Peterson, seorang pegawai arsip harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimiliki, yaitu:

 1.   Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal

2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka pada warkat

3      Memiliki kecermatan

 4     Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian kecil

 5      Memiliki sifat kerapian dalam bekerja

 6      Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

Menurut Drs. Anhar, untuk menjadi pegawai arsip diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum, keterampilan dan kerapian. Di samping itu, pegawai arsip harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

 1          Menguasai pengetahuan tata kearsipan

 2          Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan

 3          Mengenal seluk/beluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan

 4          Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik.