Pengertian pegawai arsip

A.    Pengertian Pegawai Arsip (Arsiparis)

Dalam Pasal 1 butir 10 UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah:

“Seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.”

Adapun menurut Permen PAN No. PER/3/M.PAN/3/2009 disebutkan bahwa:

“Arsiparis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.”

Secara terminologis,  istilah arsiparis dibakukan sejak diterbitkannya Keputusan Menteri PAN tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis. Dengan pembakuan tersebut kemudian dikenal istilah profesi kearsipan sebagai substansi yang melekat pada manajemen arsip. Dalam hal ini arsiparis diberi pengertian yang terbatas yaitu Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Arsiparis sebagai profesi harus didukung oleh substansi teoritis sebagaimana profesi lain pada umumnya. Tenaga profesional arsiparis adalah orang yang memiliki keterampilan, perilaku, sikap yang professional serta memiliki latar belakang teori dan minat kearsipan.

Kearsipan yang baik berhubungan dengan keputusan yang diambil oleh pimpinan organisasi (pimpinan kantor, pimpinan perguruan tinggi, atau pimpinan badan usaha, dsb). Keputusan yang akurat sebagai produk kepemimpinan suatu organisasi tidak lepas dari tersedianya bahan informasi bersumber arsip. Oleh karena itu seorang pegawai kearsipan harus mampu menyajikan bahan informasi secara tepat. Informasi harus disajikan secara baik dalam hal waktu maupun bahan. Hal-hal tersebut diatas mengharuskan petugas kearsipan memenuhi keempat persyaratan sebagai arsiparis, yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian dan kecerdasan.

B.      Kedudukan Hukum dan Kewenangan Pegawai Arsip

Pada Pasal 151 ayat (1) PP No. 28 Tahun 2012 seorang pegawai kearsipan (arsiparis) memiliki kedudukan hukum sebagai berikut:

(1)   Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya.

(2)   Fungsi dan tugas pegawai arsip (arsiparis) meliputi:

a)    Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga  Pemerintah, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, dan Organisasi Masyarakat.

b)   Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

c)    Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan.

d)   Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfataan arsip yang autentik dan terpercaya.

e)    Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

f)    Menjaga keselamatan arsip yang merupakan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, dan;

g)   Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas  pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Sedangkan pada Pasal 152, seorang pegawai kearsipan mempunyai kewenangan sebagai berikut:

a)    Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip

b)   Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

c)    Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.