A.
Pengertian
Pegawai Arsip (Arsiparis)
Dalam Pasal 1 butir 10 UU No.43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah:
“Seseorang
yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan
formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi,
tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.”
Adapun
menurut Permen PAN No.
PER/3/M.PAN/3/2009 disebutkan bahwa:
“Arsiparis adalah jabatan yang
mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan
kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai
Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat
yang berwenang.”
Secara
terminologis, istilah arsiparis dibakukan sejak diterbitkannya Keputusan
Menteri PAN tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis. Dengan pembakuan
tersebut kemudian dikenal istilah profesi kearsipan sebagai substansi yang
melekat pada manajemen arsip. Dalam hal ini arsiparis diberi pengertian yang
terbatas yaitu Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang,
dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan
kearsipan. Arsiparis sebagai profesi harus didukung oleh substansi teoritis
sebagaimana profesi lain pada umumnya. Tenaga profesional arsiparis adalah orang yang
memiliki keterampilan, perilaku, sikap yang professional serta memiliki latar
belakang teori dan minat kearsipan.
Kearsipan
yang baik berhubungan dengan keputusan yang diambil oleh pimpinan organisasi (pimpinan
kantor, pimpinan perguruan tinggi, atau pimpinan badan usaha, dsb). Keputusan
yang akurat sebagai produk kepemimpinan suatu organisasi tidak lepas dari
tersedianya bahan informasi bersumber arsip. Oleh karena itu seorang pegawai kearsipan
harus mampu menyajikan bahan informasi secara tepat. Informasi harus disajikan
secara baik dalam hal waktu maupun bahan. Hal-hal tersebut diatas mengharuskan
petugas kearsipan memenuhi keempat persyaratan sebagai arsiparis, yaitu keterampilan,
ketelitian, kerapian dan kecerdasan.
B.
Kedudukan Hukum dan Kewenangan Pegawai Arsip
Pada Pasal 151 ayat (1) PP No. 28 Tahun 2012 seorang pegawai kearsipan (arsiparis) memiliki kedudukan hukum
sebagai berikut:
(1) Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga
profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi
dan tugasnya.
(2) Fungsi dan tugas pegawai arsip (arsiparis) meliputi:
a) Menjaga terciptanya arsip dari
kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga Pemerintah,
Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, dan
Organisasi Masyarakat.
b) Menjaga ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c) Menjaga terwujudnya pengelolaan
arsip yang andal, dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan.
d) Menjaga keamanan dan keselamatan
arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak
keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfataan arsip yang autentik dan
terpercaya.
e) Menjaga keselamatan dan kelestarian
arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara
f) Menjaga keselamatan arsip yang
merupakan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan,
serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, dan;
g) Menyediakan informasi guna
meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.
Sedangkan pada Pasal 152, seorang pegawai kearsipan
mempunyai kewenangan sebagai berikut:
a) Menutup penggunaan arsip yang
menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan
arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip
b) Menutup penggunaan arsip yang
menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
c) Melakukan penelusuran arsip pada
pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala
lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.
