Pengertian pegawai arsip

A.    Pengertian Pegawai Arsip (Arsiparis)

Dalam Pasal 1 butir 10 UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah:

“Seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.”

Adapun menurut Permen PAN No. PER/3/M.PAN/3/2009 disebutkan bahwa:

“Arsiparis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.”

Secara terminologis,  istilah arsiparis dibakukan sejak diterbitkannya Keputusan Menteri PAN tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis. Dengan pembakuan tersebut kemudian dikenal istilah profesi kearsipan sebagai substansi yang melekat pada manajemen arsip. Dalam hal ini arsiparis diberi pengertian yang terbatas yaitu Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Arsiparis sebagai profesi harus didukung oleh substansi teoritis sebagaimana profesi lain pada umumnya. Tenaga profesional arsiparis adalah orang yang memiliki keterampilan, perilaku, sikap yang professional serta memiliki latar belakang teori dan minat kearsipan.

Kearsipan yang baik berhubungan dengan keputusan yang diambil oleh pimpinan organisasi (pimpinan kantor, pimpinan perguruan tinggi, atau pimpinan badan usaha, dsb). Keputusan yang akurat sebagai produk kepemimpinan suatu organisasi tidak lepas dari tersedianya bahan informasi bersumber arsip. Oleh karena itu seorang pegawai kearsipan harus mampu menyajikan bahan informasi secara tepat. Informasi harus disajikan secara baik dalam hal waktu maupun bahan. Hal-hal tersebut diatas mengharuskan petugas kearsipan memenuhi keempat persyaratan sebagai arsiparis, yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian dan kecerdasan.

B.      Kedudukan Hukum dan Kewenangan Pegawai Arsip

Pada Pasal 151 ayat (1) PP No. 28 Tahun 2012 seorang pegawai kearsipan (arsiparis) memiliki kedudukan hukum sebagai berikut:

(1)   Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya.

(2)   Fungsi dan tugas pegawai arsip (arsiparis) meliputi:

a)    Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga  Pemerintah, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, dan Organisasi Masyarakat.

b)   Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

c)    Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal, dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan.

d)   Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfataan arsip yang autentik dan terpercaya.

e)    Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

f)    Menjaga keselamatan arsip yang merupakan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, dan;

g)   Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas  pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Sedangkan pada Pasal 152, seorang pegawai kearsipan mempunyai kewenangan sebagai berikut:

a)    Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip

b)   Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

c)    Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip. 

SYARAT-SYARAT PEGAWAI ARSIP

              Syarat-syarat Pegawai Arsip (Arsiparis)

Secara umum, syarat-syarat pegawai arsip yang baik adalah sebagai berikut:

1.        Ketrampilan

            Merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh pegawai kearsipan, ini dimaksudkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan kembali arsip. Demikian pula, seorang pegawai kkearsipan harus terampil dalam memilah golongan arsip. Dengan kecekatan yang dimiliki, diharapkan pegawai arsip tersebut dapat menyajikan data tepat waktu.

2.        Ketelitian

            Dimaksudkan bahwa pegawai kearsipan harus memiliki tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tapi sebenarnya tidak sama. Pegawai arsip harus memiliki ketelitian untuk menentukan deretan angka yang disajikan. Dengan ketelitian yang dimiliki arsiparis, diharapkan penyajian informasi dari sumber data (kumpulan arsip) tidak mengalami kesalahan. Karena kesalahan sekecil apapun dalam penyajian informasi dapat menyebabkan produk yang dihasilkan menjadi kurang akurat.

3.        Kerapian

            Kerapian adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban, dan kerapian. Seorang pegawai arsip perlu memiliki sifat kerapian, berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan dan ketertiban. Dengan demikian, penanganan arsip selalu diusahakan teratur, beres, dan tertib. Implikasi kerapian seorang pegawai arsip, maka arsip, map atau folder, guide (lembar petunjuk) maupun laci-laci penyimpanan akan ditata secara teratur, dan tertib. Kerapian dalam menempatkan arsip yang disimpan, tentu akan membantu kemudahan dan kecepatan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan.

4.        Kecerdasan,

            Dalam hal ini cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadai sesuai dengan porsi dan tugas pekerjaannya. Seorang yang cerdas dapat mengurusi masalah-masalah yang dihadapi secara tepat dan cepat. Seorang pegawai yang cerdas tentu memiliki daya pikir yang tajam sehingga apa yang pernah diingat, dan apa yang pernah dihadapi, pegawai tersebut dapat membuat perhitungan yang tepat untuk hal-hal yang akan terjadi.

• Syarat-syarat pegawai arsip menurut beberapa ahli

Menurut Littlefield dan Peterson, seorang pegawai arsip harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimiliki, yaitu:

 1.   Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan normal

2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-angka pada warkat

3      Memiliki kecermatan

 4     Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian kecil

 5      Memiliki sifat kerapian dalam bekerja

 6      Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

Menurut Drs. Anhar, untuk menjadi pegawai arsip diperlukan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum, keterampilan dan kerapian. Di samping itu, pegawai arsip harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

 1          Menguasai pengetahuan tata kearsipan

 2          Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan

 3          Mengenal seluk/beluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan

 4          Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik.

AZAS-AZAS KEARSIPAN Beserta keuntungan dan kelemahan

• Asas-Asas Dalam Kearsipan

Pada  dasarnya  ada  beberapa  asas  dalam  pengelolahan  surat  baik  surat masuk  maupun  surat  keluar yaitu  asas  sentralisasi,  asas  desentralisasi  atau gabungan  antara  kedua  tersebut.  Untuk  penentuan  asas tersebut  ada  beberapa pertimbangan  misalnya  lokasi  dari  setiap  unit  kerja  apa  berada  dalam  satu atap atau tidak,  volume surat  yang  besar, jumlah  pegawai  dan  pertimbangan  lainnya. Asas-asas tersebut adalah:

a. Asas Sentralisasi

Secara  umum  asas  yang  digunakan  oerganisasi  adalah  asas  sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara  terpusat  (sentral).  Asas  ini  disebut  juga  asas  satu pintu  atau  one door/gate  policy. Dengan  asas  sentralisasi  ini  akan  lebih  mudah  dalam pengendalian dan penelusurannya,  karena  pencatatan,  penyampaian,  dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:

1. Penerimaan  dan  pengiriman  surat,  penggolongan,  pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.
2. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
3. Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan  melihat  kondisi  seperti  ini  maka  asas  sentralisasi  sesuai  untuk organisasi  yang  lingkup kerjanya  berada  dalam  satu  gedung  atau  satu  atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.

b. Asas Desentralisasi

Adalah  kegiatan  pengelolahan  surat  baik  surat  masuk  maupun  keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit  kerja  bertanggung  jawab  dalam melakukan penerimaan  surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam  asas  ini  bagi  organisasi  yang  unitnya terpencar  atau mempunyai kantor  perwakilan  atau  kantor cabang  pada  beberapa  tempat  akan  lebih mudah  dan  efisien  jika  dilakukan  secara desentralisasi dimana  masingmasing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.

Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan  sistem  dan  prosedur serta  sarana  pencatatan  yang  standar sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini maka:

1. Pengolongan,  pengarahan  dan  pengendalian  surat  dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola.
2. Fungsi  dan  wewenang  unit  kearsipan terbatas  pada  pengelolaan  dan penyimpanan arsip inaktif.
3. Setiap  unit  pengelola  mempunyai  sarana  pencatatan  surat  masing-masing.

Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih  cepat  dan  surat  tersebut manjadi  lebih  cepat  diproses  dan ditindaklanjuti.  Tetapi  sebaliknya  asas  ini  juga  mempunyai kelemahannya yaitu  kemungkinan  terjadinya  ketidakseragaman  sistem  dan  prosedur pengendalian  dan pencatatan  surat  di  samping  tentu  saja  kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efesien.

c. Asas Gabungan

Adalah  asas  kombinasi  antara  sentralisasi  dan  desentralisasi  dalam  arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang  dilakukan  oleh  unit  kearsipan  dan  desentralisasi dalam pelaksanaannya. 

Asas  ini  terutama  dilakukan  oleh  organisasinya  yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan  dari kedua asas di atas.

• Keuntungan Dan Kelemahan Asas Pengolahan Arsip

Asas pengolahan arsip merupakan penentuan kebijakan pengurusan surat secara baku pada suatu instansi/perusahaan. Untuk pengelolaan arsip, terdapat beberapa pemilihan asas pengolahan arsip yang bisa diterapkan sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan. Asas tersebut meliputi asas sentralisasi, asas desentralisasi, asas gabungan. Lebih lanjut baca Asas-asas Dalam Kearsipan

Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi merupakan asas yang pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip sepenuhnya menjadi tanggung jawab suatu organisasi yaitu unit kearsipan.

Keuntungan 

Keuntungan asas sentralisasi adalah sebagai berikut.

1. Adanya keseragaman sistem dan prosedur
2. Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi, karena arsip dikelola oleh tenaga pengelolaan arsip profesional.
3. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakakn duplikasi atau bukan.
4. Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.
5. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.
6. Pengawasan menjadi lebih mudah.

Kelemahan

Namun asas sentralisasi memiliki kelemahan sebagai berikut.

1. Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
2. Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi lambat.
3. Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.
4. Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau terselip.

Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah pengendalian arsip dilaksanakan masing-masing oleh unit kerja dalam organisasi masing-masing.

Keuntungan 

Keuntungan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.

1. Unit kerja dapat menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan.
2. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat.
3. Penetapan nilai guna arsip lebih tepat.
4. Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan.

Kelemahan

Selain keuntungan terdapat juga kelemahan asas desentralisasi yakni sebagai berikut.

1. Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.
2. Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
3. Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya pelaksanaan penataan berkas. Penataan berkas pada unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena kegiatan ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan cendrung kacau.
4. Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti, sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku, seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan. Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan barang bukti.
5. Petugas arsip di unit-unit kerja kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan dibidang kearsipan. Hal ini disebabkan pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.

Asas Desentralisasi Terkendali (Gabungan)

Asas ini merupakan gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi, masing-masing unit kerja dapat melakukan pengelolaan suratnya sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara terpusat. Asas ini bertujuan meningkatkan kelebihan dari suatu asas dan meminimalkan kekurangannya.

Keuntungan

Keuntungan sistem gabungan ini adalah sebagai berikut.

1. Keseragaman prosedur dan tata kerja.
2. Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah.
3. Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan inaktif.
4. Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaanya.
5. Karyawan di unti kerja dapat bertambah.

Kelemahan

1. Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang digunakan cukup banyak.
2. Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi.
3. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.

Pengertian Arsip dan kearsipan

• Pengertian Arsip

Aarsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

• Pengertian Kearsipan

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.  

Arsip dan Kearsipan 

Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief  yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. 

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Kearsipan 

Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi:

• penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip
• pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
• penyimpanan dan pemusnahan arsip

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, cd, dvd, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya. Apalagi telah hadir cloud computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau dokumen.